¿Qué documentos necesito para iniciar una conciliación?

La conciliación extrajudicial es un mecanismo legal, rápido y eficaz para resolver conflictos sin necesidad de acudir a un juez. Si estás pensando en iniciar este proceso en un Centro de Conciliación en Colombia, es importante saber qué documentos debes presentar para que tu solicitud sea admitida y tramitada correctamente.

En Fundafas – Centro de Conciliación y Arbitraje en Cali, te explicamos paso a paso qué necesitas para comenzar una conciliación, según el tipo de conflicto que enfrentas.

¿Por qué es importante tener la documentación completa?

Contar con los documentos adecuados permite:

✅ Validar la información del caso

✅ Identificar correctamente a las partes involucradas

✅ Fundamentar los hechos y las pretensiones

✅ Agilizar la programación de la audiencia de conciliación

Documentos generales para cualquier solicitud de conciliación

Sin importar el tipo de conflicto, toda solicitud debe incluir:

1. Copia del documento de identidad de quien presenta la solicitud (cédula de ciudadanía o extranjería).

2. Relato claro de los hechos: una breve descripción de lo ocurrido, las fechas relevantes y el tipo de conflicto.

3. Datos completos de las partes:

• Nombres y apellidos

• Número de identificación

• Dirección y ciudad de residencia

• Teléfono y/o correo electrónico (si se tiene)

4. Pretensión o solicitud concreta: ¿Qué deseas obtener mediante la conciliación? (Ej: pago de una deuda, acuerdo de custodia, entrega de un bien, etc.)

Documentos según el tipo de conflicto

Conflictos de arriendo o propiedad

• Contrato de arrendamiento (si existe)

• Recibos de pago o prueba de la deuda

• Notificaciones previas o comunicaciones entre las partes

Conflictos familiares

• Registro civil de nacimiento de los hijos (en casos de custodia o alimentos)

• Prueba de ingresos o egresos económicos

• Acta de separación o sentencia previa (si aplica)

Cobros de deudas

• Pagaré, letra de cambio, factura o contrato de préstamo

• Conversaciones o correos donde se reconozca la deuda

• Estado de cuenta o prueba del incumplimiento

Conflictos civiles o comerciales

• Contrato firmado entre las partes

• Facturas, cotizaciones o evidencias del servicio prestado

• Pruebas del incumplimiento o daño causado

¿Qué pasa si no tengo todos los documentos?

No te preocupes. En Fundafas podemos ayudarte a revisar tu caso y orientarte sobre cómo completar la documentación necesaria. En algunos casos, se puede iniciar la conciliación con lo mínimo, siempre que exista información clara y contacto de las partes.

¿Cómo se presentan los documentos?

• En físico o escaneados (si la solicitud es virtual)

• A través del formulario de solicitud que puedes diligenciar directamente en nuestras oficinas o en línea

• En lo posible, con copias legibles para ser entregadas a la otra parte

¿Qué pasa después de presentar la solicitud?

1. Revisamos que esté completa y sea procedente.

2. Se programa la audiencia de conciliación en un plazo breve.

3. Se cita a las partes para dialogar en presencia de un conciliador neutral.

4. Si llegan a un acuerdo, se firma un acta con valor de sentencia judicial.

En resumen: checklist rápida de documentos

✔ Documento de identidad

✔ Relato de los hechos

✔ Datos completos de las partes

✔ Documentos soporte del conflicto (contratos, pagarés, actas, etc.)

✔ Solicitud concreta (pretensión)